Grundsteuerreform Grundsteuer Duisburg NRW Steuerberater

Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Wir arbeiten mit Ihnen Hand in Hand

Neben der termingerechten Erstellung der Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise, Lohnsteuer-Anmeldungen sowie sämtlichen prüfungsrelevanten und individuellen Auswertungen, sehen wir es als unsere Aufgabe, Sie rund um das Thema Lohn zu betreuen und zu beraten. Dazu gehören unter anderem folgende Tätigkeiten:

  • Erstellen von Bescheinigungen (z. B. bei Antrag auf Wohngeld)
  • Berechnung von Arbeitgeberkosten bei Gehaltserhöhungen oder Neueinstellungen von Arbeitnehmern
  • Beratung und Berechnung bei Wechsel der Arbeitszeit eines Arbeitnehmers
  • Beratung zum Thema Gehaltsoptimierung/Gehaltsextras (z. B. Tankgutscheine)

Bei diesen Anlässen informieren Sie uns bitte rechtzeitig, um eventuelle Berechnungen noch vor Arbeitsbeginn Ihres Mitarbeiters durchführen zu können.

Wir brauchen Ihre Unterstützung

- Digital und unkompliziert -

Um eine termingerechte Erstellung der Lohnabrechnungen und Meldungen gewährleisten zu können, benötigen wir Ihre Angaben und Änderungen bitte so bald wie möglich.

Aus diesem Grund sammeln Sie bitte keine für die Lohnabrechnung relevanten Änderungen. Übermitteln Sie uns Ihre Angaben z. B. rund um die Uhr über DATEV Unternehmen online -> Anwendungen -> Lohn und Gehalt Vorerfassung. Hierzu können wir Sie gerne beraten.

Alle Termine rund um die Lohnabrechnungen finden Sie öffentlichen Fristenkalendern (z.B. hier der öffentliche Link zum Fristenkalender der Techniker Krankenkasse). Bitte beachten Sie, dass die genannten Fristen zur Abgabe der Beitragsnachweise morgens 0:00 Uhr sind; Frist ist folglich der Tag vor dem angegebenen Tag. Übermitteln Sie uns deshalb Ihre relevanten Angaben (abzurechnende Stunden/Überstunden/Urlaub/Weihnachtsgeld o.ä.) immer spätestens zum 20. des jeweiligen Monats, Im Februar und Dezember besser noch einen Tag früher.

Bei der Neueinstellung von Arbeitnehmern ist es wichtig, alle Angaben für die Einstellung einer Lohnabrechnung abzufragen. Lassen Sie die Mitarbeiter einen „Personalfragebogen zur Vorerfassung von Personaldaten“ vollständig ausfüllen und unterschreiben. Die jeweils aktuelle Version der Fragebögen finden Sie im Internet unter: https://www.datev.de/hilfe/1035006.

Personalführung

Es gibt Aufgaben, die wir Ihnen leider nicht abnehmen können. Wir weisen Sie auf Probleme und Risiken nicht steuerlicher Art im Zusammenhang mit der Personalführung hin.

Tarifverträge
Prüfen Sie bitte, ob Ihr Unternehmen an einen allgemeinverbindlich erklärten oder aufgrund einer Mitgliedschaft in Arbeitgeberverbänden gültigen Tarifvertrag gebunden ist. Aufgrund der aktuellen Gesetzeslage sind die Sozialversicherungsprüfer dazu berechtigt, Beiträge auf nicht bezahltes, aber nach Tarifvertrag geschuldetes Arbeitsentgelt nachzuberechnen. Das kann unter Umständen im Rahmen von Sozialversicherungsprüfungen sehr teuer für Sie werden. Unterschätzen Sie dieses Thema bitte nicht und beachten Sie, dass durch uns keine Überprüfung einer Tarifgebundenheit Ihres Unternehmens erfolgen kann.
 

Zollprüfung – Gehört Ihr Unternehmen einer der folgenden Branchen an?

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditionsgewerbe
  • Transportgewerbe und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Unternehmen der Fleischwirtschaft
  • Sicherheitsdienste
  • Messebau

Dann sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, für Ihre neuen Mitarbeiter, vor Beginn der Beschäftigung eine Sofortmeldung an die Deutsche Rentenversicherung (DSRV) elektronisch zu übermitteln. Melden Sie uns aus diesem Grund Neueinstellungen unverzüglich, damit wir die Sofortmeldung für Sie erstellen können.

In den genannten Wirtschaftszweigen müssen Ihre Arbeitnehmer zukünftig ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitführen. Der Arbeitgeber muss jeden seiner Arbeitnehmer schriftlich auf die Mitführungspflicht hinweisen und diesen Hinweis aufbewahren. Im Falle einer Kontrolle durch die Zollbehörden sind bei einer Verletzung der Mitwirkungspflicht, zu denen nun auch die Übermittlung einer Sofortmeldung zählt, folgende Bußgelder vorgesehen:
  - Wer als Arbeitgeber die Daten nicht rechtzeitig übermittelt: bis zu 25.000 €
  - Wer als Arbeitnehmer gegen die Mitführungs- und Vorlagepflicht verstößt: bis zu 5.000 €

Gesetzlicher Mindestlohn seit 1. Januar 2022
Seit dem 1. Januar 2022 gilt im gesamten Bundesgebiet der gesetzliche Mindestlohn in Höhe von 9,82 € brutto je Stunde (§ 1 MiLoG). Zum 1. Juli 2022 steigt er planmäßig auf 10,45 € und zum 01. Oktober 2022 auf 12,00 €.
Für die Prüfung der Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) sind die Behörden der Zollverwaltung zuständig. Sie kontrollieren, ob der Mindestlohn tatsächlich gezahlt wird und alle Aufzeichnungs- und Nachweispflichten eingehalten werden. Dazu dürfen sie Arbeitsverträge und Geschäftsunterlagen ohne Vorankündigung einsehen.
Auch im Rahmen der Sozialversicherungsprüfungen sind die Prüfer verpflichtet, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz sofort an den Zoll zu melden.

Dokumentationspflicht:
Für folgende Arbeitnehmer müssen Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit geführt und mindestens zwei Jahre im Betrieb des Arbeitgebers aufbewahrt werden:

  • Geringfügig Beschäftigte (Ausnahme: Minijobber im privaten Bereich)
  • Alle Arbeitnehmer in den Branchen, die unter die Sofortmeldefrist fallen (siehe Punkt „Zollprüfung“)

Ausgenommen von der Dokumentationspflicht sind lediglich Arbeitnehmer/innen

  • deren monatliches Gehalt höher als 2.958,00 € brutto ist (Achtung: Dieser Betrag wird sich durch die Anpassung des Mindestlohns in 2022 erhöhen; bitte beachten Sie die gesetzlichen Vorschriften in der MiLoDokV) oder
  • mehr als 2.000,00 € brutto verdienen und dieses Gehalt für die letzten 12 Monate nachweislich gezahlt wurde (Achtung: Dieser Betrag wird sich durch die Anpassung des Mindestlohns in 2022 erhöhen; bitte beachten Sie die gesetzlichen Vorschriften) oder
  • die enge Familienangehörige des Unternehmens sind (Ehegatten, Eltern, Kinder)

Achtung: Die genannten Beträge können/werden sich durch die Anpassung des Mindestlohns in 2022 erhöhen; bitte beobachten Sie die gesetzlichen Vorschriften (u.a. MiLoG, MiLoDokV, MiLoAufzV, MiLoV3, MiLOV4, etc.)

Bei Arbeitnehmern, die ausschließlich mobil tätig sind, genügt es, wenn die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet wird; vorausgesetzt, die Arbeitnehmer können Ihre Arbeitszeit flexibel und eigenverantwortlich einteilen.

Für die Aufzeichnung der Arbeitszeiten finden Sie unter http://www.datev.de/hilfe/1070992 eine Excel-Arbeitsmappe.

Achtung: Es handelt sich um eine allgemeine Information und um keine Beratung; die dargestellten Regelungen und genannten Beträge können/werden sich durch die Anpassung des Mindestlohns in 2022 verändern bzw. erhöhen; rechtlich verbindlich sind ausschließlich die gesetzlichen Vorschriften (u.a. MiLoG, MiLoDokV, MiLoAufzV, MiLoV3, MiLOV4, etc.).

Nehmen Sie Ihre Pflichten nicht auf die leichte Schulter!

Verstöße gegen das Mindestlohngesetz werden als Ordnungswidrigkeit mit Geldbußen bis zu 500.000 € geahndet! Weitere Informationen zum Thema Mindestlohn finden Sie unter www.der-mindestlohn-wirkt.de.

  • Entsendung ins Ausland – sog. A1 Antrags- und Bescheinigungsverfahren
    Wird ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner Tätigkeit bis zu 24 Monate ins Ausland entsendet, muss ein Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse über das Lohnprogramm gestellt werden. Auch der stundenweise Aufenthalt ist eine Entsendung. Dieses Antrags- und Bescheinigungsverfahren ist elektronisch zu beantragen und seit 01.01.2019 verpflichtend.
    Wenn der Antrag bei der Krankenkasse bearbeitet wurde, erhält das Lohnabrechnungsprogramm hierfür eine Rückmeldung. Diese ist dem Arbeitnehmer auszuhändigen und muss während der Auslandstätigkeit mitgeführt werden. Erfolgt dies nicht, kann es zu Strafen kommen.
    Wenden Sie sich im Fall einer Entsendung vor dem Auslandsaufenthalt an uns.
     
  • Aufbewahrungsfrist von Lohn- und Personalunterlagen
    Alle Unterlagen in Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind 6 Jahre aufzubewahren. Soweit die Unterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Frist auf 10 Jahre! Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahrs abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt (z. B. Lohnunterlagen 2015 müssen bis 31.12.2021 bzw. 31.12.2025 aufbewahrt werden).
     
  • Berufsgenossenschaften: Abgabe Digitaler Lohnnachweis
    Seit 2017 ist der digitale Lohnnachweis im Rahmen der Lohnabrechnung mit dem Abrechnungsprogramm zu erstellen und digital an den Unfallversicherungsträger zu übermitteln.
    Teilen Sie uns die Angaben zu Ihrem Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaft/Unfallkasse) inkl. der Zugangsdaten (Mitgliedsnummer / PIN) mit.
     
  • Ausgleichsabgabe „Schwerbehinderte“
    Alle Arbeitgeber, die im Jahresdurchschnitt monatlich über mindestens 20 Arbeitsplätze im Sinne der §§ 156 ff SGB IX verfügen, sind beschäftigungspflichtig und müssen eine Anzeige über die Erfüllung der Beschäftigungspflicht bei der Agentur für Arbeit abgeben. Die Abgabefrist für diese Anzeige ist jeweils der 31. März des Folgejahrs
    à Nehmen Sie die jährliche Meldung über IW-Elan vor. (www.iw-elan.de)

Informationspflicht des Arbeitgebers

Weiter bestehen diverse arbeitsrechtliche Informationspflichten des Arbeitgebers, die wir nicht für Sie erledigen können.

  • Altersversorge
    Wussten Sie, dass Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, Ihre Arbeitnehmer über die Möglichkeiten der betrieblichen Altersvorsorge zu informieren? Aber nicht nur die Information, sondern auch die Durchführung liegt in Ihrer Pflicht. Wenn ein Arbeitnehmer eine Direktversicherung oder eine andere Art der betrieblichen Altersvorsorge abschließt und diese aus einem Teil seines Gehaltes finanzieren möchte, sind Sie verpflichtet, dem zuzustimmen und den entsprechenden Anteil an die Versicherungsgesellschaft zu überweisen. Den Durchführungsweg kann jedoch der Arbeitgeber bestimmen. Achten Sie hierbei auf Ihre Haftung und lassen Sie sich im Vorfeld dazu beraten.
     
  • Kündigung
    Eine weitere Informationspflicht besteht bei Kündigung eines Arbeitnehmers: Sie müssen dem entlassenen Mitarbeiter mitteilen, dass er sich unverzüglich nach dem Erhalt der Kündigung bei der Agentur für Arbeit zu melden hat. Tut er dies nicht, können dem Arbeitnehmer eventuelle Leistungen gestrichen werden. Befolgen Sie Ihre Informationspflicht in diesem Punkt nicht, könnte der Arbeitnehmer Schadensersatz von Ihnen fordern. Wir empfehlen Ihnen, den Hinweis in die schriftliche Kündigung mit aufzunehmen.
     
  • Meldepflicht für werdende Mütter
    Der Arbeitgeber ist verpflichtet die zuständige Aufsichtsbehörde (in der Regel Gewerbeaufsichtsamt) unverzüglich nach Kenntnis der Schwangerschaft zu informieren, dass eine werdende Mutter beschäftigt wird.
    à Übermitteln Sie Meldungen an das zuständige Amt.
     
  • Aushangpflicht
    Als Arbeitgeber müssen Sie Ihre Arbeitnehmer über bestimmte Gesetze und Regelungen – in der jeweils neuesten Fassung – per Aushang informieren. Die Größe und Rechtsform Ihres Unternehmens ist dabei unerheblich. Eine Verletzung der Aushangpflicht dieser Gesetze stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld von bis zu 2.500,00 € geahndet werden.
     
  • Meldepflicht bei einem Arbeitsunfall
    Arbeitsunfälle, wozu auch Wegeunfälle zählen, sind an die zuständige Berufsgenossenschaft bzw. Unfallkasse zu melden. Die Meldepflicht besteht nur bei Unfällen, die zu einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als 3 Tagen führen; der Unfalltag wird hierbei nicht mitgezählt. Tödliche Unfälle, Massenunfälle und Unfälle mit schwerwiegenden Gesundheitsschäden müssen sofort gemeldet werden.
     
  • Befreiungsantrag für geringfügig Beschäftigte
    Laut Sozialgesetzbuch werden bei geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern (Minijob) Rentenversicherungsbeiträge erhoben, hierüber müssen Sie die Arbeitnehmer aufklären.
    Wenn die Befreiung von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung beantragt werden soll, nutzen Sie den „Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung nach § 6 Abs. 1b SGB VI“ der Minijob-Zentrale. Download-Bereich der Minijob-Zentrale Minijob-Zentrale - Formulare

Die auf dieser Seite dargestellte Informationen nicht steuerlicher Art wurden aus verschiedenen Quellen zusammengetragen und stellen keine verbindliche Rechtsberatung dar. Für nähere Informationen wenden Sie sich an Ihren Rechtsanwalt oder Ihre Rechtsanwältin.